Ugen før festivalen kender du godt...

Sponsoren sender et regneark med 40 navne. Presseansvarlig skriver "+3" i en mail. En partner ringer og vil have flere drikkebonner. Du sidder med fem versioner af den samme gæsteliste – og ved akkrediteringsskranken står køen, mens nogen leder efter et forkert stavet navn på en udskrift.

Løsningen

Med CrewPlans Akkrediteringsmodul uddelegerer du gæstelisterne. Hver sponsor, partner, presse- eller artistansvarlig får sin egen kvote og inviterer selv sine gæster – inden for de rammer, du har sat. Gæsterne får en billet med QR-kode, og ved skranken udleveres armbånd og ydelser med ét tryk.

Du sætter rammerne

• Akkrediteringstyper – VIP, presse, artist, dagsbillet. Hver type har sin farve, sine gyldige dage, zoner og evt. krav om foto.
• Ydelser – drikkebonner, madbilletter, parkering. Med et standardantal pr. gæst.
• Lofter – et samlet loft pr. type og ydelse på tværs af alle kvoter. Du lover aldrig mere væk, end du har, og ser hele tiden, hvad der er tilbage.
• Kategorier med egne felter – fx medie for presse eller nummerplade for parkering.

Kvoter – fast eller som pulje

Giv en sponsor 10 VIP-armbånd og 20 dagsbilletter. Eller giv dem en pulje på 30 pladser, som de selv fordeler. Ydelser kan låses pr. gæst eller fordeles frit inden for puljen – 6 drikkebonner til én gæst og 2 til en anden.

Hver kvote har en frist. Derefter er listen låst. Kontaktpersonen får automatisk en invitation og bliver mindet om fristen 7 og 2 dage før.

Kontaktpersonen klarer selv arbejdet

• Logger ind med e-mail og engangskode – ingen adgangskode at huske.
• Tilføjer gæster én ad gangen eller indsætter hele listen direkte fra et regneark.
• Kan lade gæsten udfylde sine egne oplysninger via et link.
• Kan reservere en "+1"-plads nu og sætte navnet på senere.
• Kan invitere kollegaer som medhjælpere.
• Ser hele tiden, hvor meget af kvoten der er brugt – på mobilen, på dansk og engelsk.

Du bestemmer, hvem der kommer ind

Vælg automatisk eller manuel godkendelse pr. kvote. Godkendelseskøen kan filtreres på kategori og kvote. Afviser du en gæst, får gæsten automatisk besked med din begrundelse, og pladsen bliver frigivet. Mulige dubletter bliver markeret, så samme person ikke står på to lister.

Billet med QR-kode – i jeres design

Godkendte gæster får billetten på mail med QR-kode, akkrediteringstype, gyldige dage, ydelser og afhentningssted. Mails, portal, gæsteside og billet bruger jeres logo og farver – og hvert event kan have sit eget logo og sin egen farve.

Hurtig udlevering ved skranken

Personalet scanner QR-koden med en telefon eller tablet eller søger på navn. Kortet viser foto, type, gyldige dage og præcis hvad der er udleveret. Armbånd og ydelser udleveres med ét tryk – også delvist, så gæsten kan hente resten dag 2. Er billetten ikke gyldig i dag, står det med rødt.

Hver udlevering gemmes med sit eget id. Driller nettet, og trykker nogen to gange, bliver der aldrig udleveret dobbelt. Og skulle det hele gå ned, kan du udskrive en dørliste som PDF.

Overblik, eksport og udsendelser

Se tildelt, brugt, godkendt og udleveret pr. kategori og type – og hvor mange ydelser der er givet ud i alt. Eksportér gæstelisten til CSV eller Excel, og send en mail til alle kontaktpersoner eller alle gæster i en kategori direkte fra modulet.

Næste år er hurtigt sat op

Kopiér sidste års event. Typer, ydelser, kategorier og kvoter følger med – uden sidste års gæster. Så skal du kun rette det, der er ændret.

Trygt med persondata

• Alle personoplysninger er krypteret, og fotos vises kun for dem, der har brug for dem.
• Gæstedata anonymiseres automatisk efter eventet (som standard efter 90 dage).
• Kontaktpersoner kan framelde sig via et link i alle mails.
• Du giver selv rettigheder pr. event: hvem der administrerer, og hvem der kun må udlevere.
• Alle ændringer, godkendelser og udleveringer bliver logget.

Hvorfor det giver mening i CrewPlan

Akkrediteringsmodulet er et selvstændigt tilkøb, der ikke kræver andre moduler. Dit personale ved skranken bruger det CrewPlan-login, de allerede har, og alt ligger samme sted som resten af jeres planlægning.

Kontakt os for en gennemgang af modulet.

Billederne er fra et fiktivt demo-event.