Fra intromøde til juleklip – uden regneark og svarmails

Hvem kommer til intromødet? Svarene ligger i en mailtråd, en Facebook-begivenhed og en Google Formular – og "jeg kommer + 1" står et fjerde sted. På dagen står en frivillig ved døren og krydser navne af på en udskrift, der allerede er forældet.

Løsningen

Med Aktiviteter i CrewPlan samler I tilmeldingerne til møder, sociale arrangementer, kurser og events ét sted – adskilt fra vagtplanen, så de ikke tæller med i vagt- og timestatistikken. Aktiviteter er en del af CrewPlan og indgår i prisen; det er ikke et tilkøbsmodul.

Opret en aktivitet på få minutter

• Det praktiske: titel, beskrivelse, tidspunkt, sted og et maks. antal pladser.
• Frister: en tilmeldingsfrist og en afmeldingsfrist – fra en time til en uge før, eller en bestemt dato.
• Venteliste: når der er fuldt, kommer folk på venteliste og rykker automatisk op, hvis nogen melder fra.
• Gæster: lad deltagerne tage en ven eller familie med på samme tilmelding.
• Kun for udvalgte grupper: åbn aktiviteten for hele foreningen eller kun for bestemte brugergrupper.
• Billeder og dokumenter: et forsidebillede, et billedgalleri og filer, deltagerne kan hente, fx programmet som PDF.

Tilmelding uden CrewPlan-profil – et lille billetsystem

Slå offentligt link til, og aktiviteten får sin egen tilmeldingsside, som alle kan bruge – også folk, der ikke har en profil i CrewPlan. Brug den til åbent hus, infomøder, foredrag, workshops eller et arrangement for familier og naboer. Det er et lille billetsystem, uden at I skal have et billetsystem.

• Deltageren skriver navn, e-mail og eventuelt telefon og giver samtykke til databehandling.
• Vil I se tilmeldingerne igennem først, kan eksterne tilmeldinger kræve godkendelse.
• Siden kan deles på Facebook, LinkedIn og X med billede og tekst i forhåndsvisningen.
• Tilmeldingssiden er beskyttet mod spam.

Jeres frivillige tilmelder sig, hvor de er

Medlemmer melder sig til i CrewPlan i browseren eller i CrewPlan-appen og kan selv melde fra inden afmeldingsfristen. De ser kun de aktiviteter, der er åbne for dem.

Billet med QR-kode og check-in ved døren

• Billet på mail: deltageren får en bekræftelse med en PDF-billet med QR-kode og en kalenderinvitation.
• Billetscanner: scan billetten med telefonens kamera. Scanneren viser navn og antal gæster – og siger tydeligt til, hvis billetten allerede er scannet.
• Deltagerliste: søg, sorter, check ind med ét tryk, tilføj en person direkte, og udskriv en dørliste som PDF.

Mails, der sender sig selv

• Bekræftelse med billet og kalenderinvitation – også når nogen rykker op fra ventelisten eller bliver godkendt.
• Påmindelse dagen før.
• Ved afmelding fjernes aktiviteten fra deltagerens kalender igen.

Styr på, hvem der må hvad

Administratorer og de aktivitetsansvarlige, I selv udpeger, kan oprette og redigere aktiviteter, godkende tilmeldinger og checke folk ind. En enkelt person kan blokeres fra en aktivitet, hvis det bliver nødvendigt.

Hvorfor det giver mening i CrewPlan

Aktiviteter bruger de samme brugere og grupper som resten af CrewPlan, så I ikke skal vedligeholde endnu en liste. Funktionen slås til under kontoindstillingerne og er med i prisen.

Prøv CrewPlan gratis i 30 dage eller kontakt os for en gennemgang.

Billederne er fra en demokonto.