Kassen med t-shirts står klar…

… og køen af frivillige vokser. Hvem har allerede fået deres madbilletter? Hvilken størrelse bestilte hun? Er han gammel nok til ølbilletter? Og hvor mange drikkebonner er der egentlig delt ud i år? Med en papirliste og en kuglepen er svaret som regel: det ved vi ikke helt.

Løsningen

Med CrewPlans Udleveringsmodul udleverer I t-shirts, mad- og drikkebilletter, armbånd, parkeringskort og alt det andet, de frivillige skal have, direkte fra CrewPlan. Søg den frivillige frem på navn eller telefonnummer, se med det samme hvad hun har ret til og allerede har fået, tast antal og tryk Gennemfør udlevering. Færdig.

Udleveringsmodulets vareliste med drikkebilletter, t-shirt, P-billet og ølbilletter, maks. antal og aldersgrænse

Alt om den frivillige på én skærm

Profil: navn, mobilnummer, fødselsdag med alder, e-mail og de profilfelter, I selv vælger at vise.
Vagter: årets vagter og det samlede antal timer, plus timer for de foregående år. Du kan vælge, om alle vagter eller kun accepterede vagter tæller med.
Rettigheder som badges: fx administrator, teamleder, brugergrupper og roller, i de farver og med de ikoner I vælger.
Måltider: den frivilliges valgte måltid kan vises på hver vagt.
Allerede udleveret: du ser med det samme, hvad den frivillige har fået, så intet bliver givet ud to gange.

I bestemmer reglerne

Maks. antal pr. frivillig, fx 1 t-shirt og 5 drikkebilletter.
Grupper med et fælles loft på tværs af varer, fx øl + sodavand = maks. 5 i alt.
Aldersgrænser: er den frivillige for ung til ølbilletter, kan feltet ikke bruges.
Pris pr. vare: skal en P-billet koste 100 kr., regner modulet totalen ud for dig.
Forskellige varetyper: antal, rullemenu (fx størrelse), ja/nej, valg mellem flere muligheder eller stregkode, der scannes med en stregkodescanner.

Formular til ny vare i udleveringsmodulet med pris, maks. antal, varetype, gruppe og aldersgrænser

Bestilt ved tilmelding, klar ved udlevering

Kobl en vare til et felt i brugerprofilen, fx t-shirtstørrelse. Så står den frivilliges egen bestilling i kolonnen Bestilt, og rullemenuen er udfyldt på forhånd. Kan I tillade det, kan profilen også opdateres direkte fra udleveringen.

Kvittering, log og returnering

Den frivillige får automatisk en kvittering på mail med en tabel over det udleverede og jeres egen tekst.
Hver frivillig har en udleveringslog, som kan hentes som PDF.
Er en vare givet forkert ud, kan den returneres, og så tæller den ikke længere med i den frivilliges kvote.
Skriv en bemærkning til udleveringen, hvis der er noget, de næste skal vide.

Overblik over hvad der er givet ud

Statistikken viser, hvor meget der er udleveret af hver vare og hver variant (fx t-shirtstørrelser), og hvad der er udleveret pr. dag. Den kan eksporteres som PDF, så I har styr på lager og budget, og ved hvad I skal bestille næste år.

Statistik i udleveringsmodulet med udleverede varer i alt og fordelt på varianter

Hvorfor det giver mening i CrewPlan

De frivillige, vagterne og timerne ligger allerede i CrewPlan. Udleveringsmodulet bruger dem direkte, så I ikke skal printe lister eller holde et regneark ved lige. Dem, der står ved udleveringen, bruger det CrewPlan-login, de allerede har.

Kontakt os for en gennemgang af modulet.

Billederne er fra en demokonto.