Opsætning af brugergrupper i CrewPlan

Brugergrupper er et centralt værktøj, der sikrer både effektiv kommunikation og præcis adgangsstyring. Ved at organisere dine frivillige i grupper kan du målrette din information og styre rettigheder til vagtplaner og intranet.

Hvad er brugergrupper?

En brugergruppe er en logisk inddeling af jeres frivillige baseret på behov for kommunikation eller adgang.

Bemærk: Brugergrupper må ikke forveksles med Roller, selvom de kan minde om hinanden. Mens roller ofte beskriver en funktion på en vagt, beskriver brugergrupper tilhørsforhold og adgangsniveau.

Fordele ved at anvende brugergrupper:

Målrettet kommunikation: Send lynhurtigt e-mails eller beskeder til specifikke segmenter. Ved at oprette gruppen "Trænere" kan du med ét klik kontakte alle relevante personer uden at skulle udvælge dem manuelt.

Segmenteret Intranet: Opret emner og vejledninger i Intranettet, som kun er synlige for de relevante grupper (f.eks. materiale forbeholdt ledergruppen eller specifikke instrukser til P-Service).

Adgangsstyring af vagtplaner: Begræns synligheden af specifikke vagtplaner til udvalgte grupper. Dette er ideelt, hvis bestemte opgaver kun skal kunne bookes af kvalificerede frivillige eller eksterne samarbejdspartnere.

Eksempler på anvendelse:

Samarbejde med eksterne foreninger Hvis I samarbejder med en lokal håndboldklub om f.eks. "P-Service", kan I oprette en dedikeret gruppe til dem. Ved at sende dem et specifikt tilmeldingslink, bliver de automatisk medlemmer af gruppen ved oprettelse. Herefter kan I låse relevante vagtplaner til netop denne gruppe, hvilket forenkler både tilmelding og den efterfølgende afregning af frivilligtimer.

Kampagnestyring og tracking Brug grupper til at holde styr på, hvor jeres frivillige kommer fra. Ved at benytte unikke tilmeldingslinks til f.eks. spejdergrupper eller specifikke rekrutteringskampagner, kan I organisere jeres frivilligbase mere strategisk og måle effekten af jeres indsats.

Effektiv opfølgning og afregning

Brugergrupper gør det nemt at generere præcise data efter et endt event. Under jeres statistikker og eksportmuligheder kan I filtrere direkte på den specifikke brugergruppe – eksempelvis "Ekstern håndboldklub" – for hurtigt at udtrække det samlede antal præsterede frivilligtimer.

Dette sikrer et fejlfrit datagrundlag til:

• Økonomisk afregning: Hurtigt overblik over timer, der skal udbetales eller godtgøres til samarbejdspartnere.
• Evaluering: Analyse af, hvilke grupper der har bidraget med flest ressourcer.
• Certificering: Nem udstedelse af beviser for frivilligindsats til specifikke grupper eller kampagner.
• Ved at lade systemet håndtere filtreringen sparer I tid på manuelt tastearbejde og minimerer risikoen for fejl i jeres opgørelser.

Værd at vide

En frivillig kan være medlem af flere grupper samtidigt eller slet ingen.

Grupperne kan administreres løbende, så I altid har et opdateret overblik over jeres ressourcer.

Sådan opretter du brugergrupper:

• Du skal være logget ind som Administrator i jeres CrewPlan konto.
• Klik på menupunktet "Brugergrupper" under Opsætning
• Øverst på siden klikker du på den blå knap Ny brugergruppe

• Et vindue åbnes hvor du som minimum skal indtaste et navn på brugergruppen for at kunne oprette den.

1. Indtast et sigende navn på denne brugergruppe.
2. [Valgfrit] Du kan vælge en eller flere der er Teamledere for denne gruppe. De kan dermed skrive til de frivillige i gruppen på email direkte fra CrewPlan.
3. Gruppen kan være skjult i Mine grupper hvis det blot er en intern gruppe til organisering.
4. Her kan du indsætte en tekst som ansøgere kan se på siden med ansøgningsformularen.

Ansøgningslink til en brugergruppe

Hvis nu I eksempelvis samarbejder med Hjælpeklubber eller Foreninger, som varetager en opgave ved jeres event, så kan I med fordel sikre at alle Hjælpeklubbens/Foreningens frivillige er medlemmer af samme brugergruppe. Det er heldigvis nemt at gøre uden at du manuelt skal sidde og komme dem "ind i gruppen".

På den enkelte gruppe kan du klikke på det lille ikon "kæde" og så åbnes et vindue med det unikke link til at tilmelde sig til brugergruppen.

Du deler nu dette link med Hjælpeklubben eller foreningen som skal bidrage med frivillige. De deler det i deres lukkede Facebook grupper m.v. sådan at deres frivillige altid opretter sig via dette link. De vil nu være tilknyttet denne brugergruppe og du kan nemt kommunikere direkte til dem, give dem adgang til vagtplan(er) med deres opgaver m.v.

Særlig tekst til brugergruppen på opret-siden.

For at sikre at de frivillige der opretter sig via sådan et link ikke bliver i tvivl om de nu er det rette sted, eller hvis du blot skal byde dem særligt velkommen, så er det muligt at gemme en tekst og indsætte fotos og links som de kan læse INDEN de opretter sig.

Du kan redigere en brugergruppe ved at trykke på det lille "Svensknøgle" ikon i toppen

Så åbner vinduet herunde og du kan vælge at redigere indholdet til tilmeldingssiden.

Her kan du skrive en tekst som vises, uploade billeder, filer m.v. som vises over tilmeldingsformularen.

Sådan vises det i tilmeldingsformularen.